Hallo ihr,
ein neues Jahr ist angebrochen und ich möchte von heute an mehr Ordnung in meinen Papierkram bringen. Sowohl in den privaten wie auch in den beruflichen im Home Office. Es fällt mir noch etwas schwer, eine richtige Struktur und feste Abläufe reinzubringen, die dann wie von selbst laufen sollen. Schon bei der Eingangspost fängt es an, diese verteilt sich teilweise im Ganzen Haus, bis sie dann endlich mal im Büro landet. Auch eine Unmenge an Ordnern und Ablagesystemen befindet sich in meinem Büro, die ich endlich mal vereinheitlichen möchte. Nur wie? Hat jemand von euch ein System, das er empfehlen kann? Wie handhabt ihr das ganze administratorische Chaos, damit ihr nicht alle paar Wochen wieder bei Null anfangen müsst?
Hm, ich habe mir vor ein paar Jahren alle meine Papiere vorgenommen und in Ordnern sortiert. Dazu habe ich diese Registerkarten genommen und dann thematisch unterteilt.
Und jetzt sammel ich alle Briefe die kommen auf einem Haufen und sortiere sie dann etwa einmal im Monat in die Ordner. Manche machen das auch einmal die Woche, aber dazu bin ich einfach zu Faul.
Dieses Ablagesystem hat sich bei mir gut bewährt. Und ab und an schaue ich auch durch die ganzen alten Sachen und sortiere aus.
Bei mir haben sich „Eingang“, „to do“ und „Ablage“ bewährt. Also drei Ablagefächer. In Eingang kommt alles rein, notfalls ungeöffnet, aber es fliegt nicht im ganzen Haus rum. Dann wird es geöffnet und entschieden, ob man etwas tun muss (eine Antwort schreiben, einen Einspruch einlegen, ein Formular ausfüllen oder einen Geldbetrag überweisen). Das kommt in „to do“ = zu erledigen. Das muss 1 x die Woche gemacht werden! Sonst verstreichen Fristen und es wird teuer. Wobei keine Handlung nötig ist, nur die Dokumentation, das wandert in die Ablage. Ach, wichtig ist auch die „Ablage P“ (für Papierkorb. Keine unwichtigen Sachen aufheben!!
Das Problem hatte ich bis zur Reorganisation auch! Ich arbeite mit verschlossenen Schubkästen. Von außen ist jede Schublade beschriftet mit allem, was bei mir an Post ankommt: Rechnung bezahlt, Rechnung unbezahlt, Privatpost, Telefon & Internet, Bank etc. sind meine Kategorien.
Dazu habe ich Aktenordner mit identischer Beschriftung. Kommt Post, lege ich zunächst alles in die Ablageschübe. Das wird dann bearbeitet und wandert in die Ordner.
Bei mir hat sich eine feste Zeit dafür bewährt. Ich habe einen festen Tag im Monat inklusive fester Uhrzeit. Dort wird alles erledigt. Funktioniert prima.
Ich habe das mit Ablagesystemen und Ordnung inzwischen bewusst aufgegeben, da ich mich doch leider immer nur eine Woche daran gehalten habe. Bei uns liegen alle Papiere auch erstmal quer im Haus verteilt, aber bis heute konnten wir noch alles gut organisieren und haben nie vergessen, etwas zu bezahlen oder so. Ein bisschen organisiertes Chaos darf schon herrschen finde ich
Solange es nur private Sachen sind, ist das doch kein Problem. Wenn aber berufliche Dinge dazu kommen, wird es schon mehr mit dem Papierkram, da sollte man dann vorsichtig sein und Ordnung halten. In solchen Fällen setzt ein Bekannter darauf, alles sofort einzuscannen und elektronisch abzulegen und zu sortieren. Es gefällt ihm als Dokumentenverwaltung besser, als das Papier zu sortieren und geordnet abzuheften.